كيفية إعداد GTD® في Zenkit

دليل للوصول إلى الأشياء - طريقة Zenkit

بعد مقدمة GTD الأسبوع الماضي ، كنت ألعب حول كيفية جعلها تعمل بشكل جيد في Zenkit. إنه نظام بسيط للغاية يعتمد على مجموعة رئيسية واحدة ، وبعض مجموعات المشاريع ، والمفضلة. على الرغم من أن هذا النظام ليس مثاليًا بنسبة 100٪ (ما هو؟) ، إلا أنه أقرب ما يمكن إلى الحصول عليه الآن ويعمل بشكل جيد!

كيفية تنفيذ Getting Things Done in Zenkit

العمود الفقري لجهاز Zenkit GTD الخاص بي هو مجموعة "رئيسية" واحدة (تم تسمية مجموعتي في الأصل "GTD" ، ولكن يمكنك تسميتها ما تريد). في المجموعة ، قمت بإعداد كل قائمة من القوائم كتسمية في حقل تسمية حتى أتمكن من عرضها كقوائم منفصلة في Kanban:

صندوق الوارد

قائمة البريد الوارد هي المكان الذي أضيف فيه كل ما يتبادر إلى الذهن. أبقِ علامة تبويب Zenkit مفتوحة في جميع الأوقات ، لذا فإن العثور على القائمة والإضافة إليها سريع وسهل.

لجعل نقل المهام من بريدي الإلكتروني إلى Zenkit أسرع ، قمت بإعداد Zapier Zap التي ترسل جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تحمل علامة "GTD" إلى قائمة "علبة الوارد" في مجموعة Zenkit الخاصة بي. هذا يجعل الأمر سريعًا للغاية لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي - إذا رأيت شيئًا يحتاج إلى القيام به ، فأنا فقط أضف التصنيف وألحق به تلقائيًا في صندوق الوارد GTD الخاص بي.

أثناء معالجة البريد الوارد الخاص بي ، أقوم بنقل الأشياء إلى القائمة المناسبة حتى أتمكن من البدء في العمل عليها. بمجرد اكتمال المهمة ، أزل علامة السياق (المزيد حول ذلك لاحقًا) وانقلها إلى "تم". على الرغم من أن "فعلت" ليست قائمة GTD حقيقية ، إلا أنها مكان رائع بالنسبة لي لإلقاء نظرة على كل ما أكملته خلال الأسبوع الماضي. أثناء مراجعاتي ، أرشفة جميع العناصر الموجودة في القائمة المنجزة لبداية جديدة الأسبوع المقبل.

إليك تذكير سريع حول كيفية معالجة صندوق الوارد الخاص بـ GTD:

الحدث التالي

هذا واحد أيضا إلى حد ما عن النفس. عندما أحدد شيئًا ما هو إجراء تالي ، فأضفه إلى قائمة الإجراء التالية ، وإذا أمكن ، أضف علامة سياق وتصنيف أولوية والمزيد من المعلومات في الوصف إذا لزم الأمر.

التقويم

عندما يكون هناك تاريخ استحقاق مميز ، أقوم بنقله إلى قائمة التقويم. قمت بإعداد حقلين تاريخ مختلفين للتعامل مع إدخالات التقويم. الأول واضح إلى حد ما ، إنه حقل تاريخ المهام المستحقة في يوم معين - أي المهام التي تهبط في قائمة "التقويم". هذا هو عرض التاريخ الذي اخترته لفتح تقويم Zenkit الخاص بي وقمت أيضًا بمزامنة حقل التاريخ هذا مع تقويم Google الخاص بي ، لذلك يمكنني الوصول بسرعة إلى المهام الخاصة بي على المدى.

انتظر ل…

يُستخدم حقل التاريخ الثاني خصيصًا للعناصر الموجودة في قائمة "انتظار ..." التي تحتاج إلى تذكير. قمت بتعيين التاريخ الذي تمت فيه إضافة الشيء إلى القائمة ، ثم قمت بتعيين تذكير لـ "بعد يومين" (أو أي فترة زمنية مناسبة) ، للمتابعة مع الشيء الذي أنتظره.

مشاريع

لحسن الحظ بالنسبة لنا ، Zenkit رائع جدا في إدارة المشاريع. عندما يصبح شيء جديد مشروعًا ، أقوم بإنشاء مجموعة جديدة له وإضافة عنصر يحمل نفس الاسم إلى قائمة مشاريعي في المجموعة الرئيسية. أقوم بإضافة الرابط إلى مجموعة المشروع في عنصر المشروع ، حتى أتمكن من الانتقال إليه بسرعة عندما أحتاج إليه.

الآن ، عند إجراء مراجعاتك ، من المفترض أن تنقل مهمة من قائمة مشروعك إلى قائمة الإجراءات التالية. على الرغم من أنه يمكنك القيام بذلك باستخدام ميزة "نقل العنصر" في Zenkit ، إلا أنني أجد صعوبة في نقل العناصر من مجموعات مشروعي وإلى المجموعة الرئيسية نظرًا لأنني أفضل رؤية مشروعي بالكامل في مكان واحد. عندما أحتاج إلى إضافة عنصر إلى قائمة "الإجراءات التالية" ، أضف علامة سياق إليها. بهذه الطريقة ، أراها جنبًا إلى جنب مع جميع الإجراءات التالية في قوائم المفضلة.

أحب أن أبقي مجموعات المشاريع بسيطة حقًا. لقد تم إعداد تسميات "المهام" و "القيام به" ، ثم وضع علامة على المهام باستخدام علامة سياق عندما تكون متتابعة. بمجرد اكتمال المشروع ، أرشفة جميع العناصر الموجودة فيه وحذف المجموعة. هذه خطوة إضافية لإضافتها إلى تقييمي ، لكنني أجدها أسرع من تحريك كل شيء.

هذا شيء يمكنك تعديله لمطابقة أسلوب عملك. ربما يكون نقل العناصر إلى مجموعاتك الرئيسية أمرًا منطقيًا بالنسبة إليك ، أو ربما تحتفظ بمشاريع منفصلة كما أفعل.

في يوم ما

قائمتي ذات يوم هي مجموعة منفصلة أخرى. إنه مليء بالأشياء التي أود القيام بها ولكن هذا لا ينتمي إلى قائمة الإجراءات التالية.

المراجع

أخيرًا ، لقد أنشأت فريقًا منفصلاً ، أطلق عليه اسم "المراجع" بشكل مبدئي ، حيث أحتفظ بمجموعات مختلفة للأشياء التي أحتاج إليها للإشارة إليها. بالنسبة لي ، معظم هذه الأشياء هي وصفات ومقالات مفيدة / مقالات بحثية أحتفظ بها للعمل.

السياقات

كانت إضافة مفضلاتي عبارة عن مبدل لعبة GTD بالنسبة لي. لقد حاولت استخدام Zenkit لـ GTD في الماضي ، لكنه لم ينجح إلى حد ما ، حيث إن استخدام حقل الملصقات ثم تصفية العناصر التي تحمل هذه التسمية كان مرهقًا وغير بديهي (ومزعج القيام به في طريقه إلى المتاجر!) .

ثم قمنا بتطوير المفضلات وانطفأ المصباح. المفضلات هي الطريقة المثالية لإدارة السياقات ، نظرًا لأن جميع العناصر موجودة بالفعل في قائمة ملائمة ، يسهل الوصول إليها بغض النظر عن مكانك.

ليس لدي سوى عدد قليل من العلامات المفضلة: المكتب والمنزل و "أثناء التنقل". على الرغم من أنني أستطيع إضافة علامات السياق للكائنات والأشخاص ، إلا أنني أجد أنه منذ أن أمتلك هاتفي على مدار 24/7 ، إلا أنه ليس ضروريًا حقًا. بالإضافة إلى ذلك ، على الرغم من أن إضافة علامات مفضلات لمستويات الطاقة أو الأولوية ستكون خيارًا ، إلا أنني أفضل وضع علامة عليها باستخدام تسميات ، والالتزام بسياقاتي المستندة إلى الموقع مع علامات المفضلات ، حيث إنها أهم سياقاتي. المواقع حصرية بشكل متبادل ، لكن الأولوية تعتمد على الموقع (بالنسبة لي على الأقل) ، لذلك لا أرى الحاجة إلى قائمة منفصلة هناك.

كما ترى ، هناك متسع كبير للتجول هنا ، لذلك يمكنك بسهولة جعله خاصًا بك وتغيير نظامي ليناسب تفضيلاتك بشكل أفضل.

مجالات للتحسين

كما قلت سابقًا ، هذا النظام ليس مثاليًا بنسبة 100٪ حتى الآن. هناك بعض الميزات التي أود إضافتها إلى Zenkit لجعل هذه التجربة أكثر سلاسة:

  • فيما يتعلق بالصراعات الرئيسية ، كما أشار العديد من المستخدمين ، يتم الحصول على البيانات في Zenkit في المقام الأول! ولهذا الغرض ، فإن تكامل البريد الإلكتروني المباشر ووظائف امتداد المتصفح / web clipper ، وبشكل عام تكامل أكثر وأفضل مع التطبيقات والخدمات الأخرى من شأنه أن يجعل هذا الأمر أسهل بكثير.
  • بالإضافة إلى ذلك ، فإن الطريقة الأسهل للوصول إلى Zenkit أثناء التنقل في شكل تطبيقات Android و iOS مع تطبيقات مصغّرة ودعم ثلاثي الأبعاد ، ستجعل الحياة أسهل كثيرًا. (iOS متاح بالفعل ، وسيأتي Android قريبًا جدًا!) UPDATE: تتوفر تطبيقات Android و iOS على قدم المساواة مع تطبيق الويب. تعرف على المزيد حول إصدار Android وترقية iOS.
  • أخيرًا ، بينما أحب أن أكون قادرًا على تفويض المهام إلى أشخاص آخرين عن طريق إضافتهم كعضو في عنصر في مجموعة GTD الرئيسية الخاصة بي ، إلا أنني لا أريدهم حقًا أن يكونوا قادرين على رؤية كل شيء في قائمة المهام الخاصة بي ( منذ أن مزج القطاع الخاص مع العمل). هناك طريقة لمشاركة العناصر الفردية دون مشاركة المجموعة بأكملها والتي من شأنها حل ذلك تمامًا.

منذ أن عملت هنا ، يمكنني أن أقول لك إن هذه الأشياء كلها موجودة على خريطة الطريق ، وأن بعضها يأتي في وقت أقرب مما تعتقد!

أرجو أن تتمتع هذه القطعة! لقد قمت بتحديث قالب GTD الخاص بنا ليتوافق مع كل ما وصفته أعلاه حتى تتمكن من تنزيله والبدء في استخدامه على الفور.

في صحتك،

سيوبهان وفريق زينكيت

* GTD® و Getting Things Done® هما علامتان تجاريتان مسجلتان لشركة David Allen ، وهذه المقالة غير معتمدة من قِبل أو تابعة لها بأي شكل من الأشكال.