كيفية استبدال 100 ٪ من رسائل البريد الإلكتروني الداخلية لفريقك مع تويست

نحن نعرف أن هذا ممكن ، لأننا فعلنا ذلك. إليك الطريقة…

وجدت دراسة حول التواصل الداخلي للفريق أن 60٪ من الموظفين يرسلون بريدًا إلكترونيًا على الأقل مرة واحدة في الأسبوع ، 80٪ منهم يرون أن التحميل الزائد للبريد الإلكتروني يمثل مشكلة لفريقهم.

ومع ذلك ، تلتزم الفرق بالبريد الإلكتروني لنفس السبب الذي يجعل الناس يلتزمون بأي عادة سيئة - فنحن معتادون على ذلك على الرغم من العيوب. إجراء التغيير يبدو كأنه الكثير من العمل. أفضل الشيطان الذي تعرفه…

في Doist ، كان هدفنا هو التوقف عن استخدام البريد الإلكتروني للاتصال الداخلي. تماما. تم إسكات معلومات مهمة في صناديق البريد الوارد للناس. لا يمكن مشاركة المحادثات الرئيسية بسهولة. استمر هذا الوضع سوءًا مع نمو فريقنا (وعدد رسائل البريد الإلكتروني).

عندما جربنا Slack ، وجدنا أن الدردشة الجماعية تستكمل البريد الإلكتروني بدلاً من استبدالها. ما زلنا بحاجة إلى مكان لإجراء مناقشات طويلة الأجل حول موضوعات معينة لن يتم فيها جمع المعلومات الأساسية عن طريق تيارات الدردشة. لقد صممنا Twist لدمج أفضل دردشة جماعية - محادثات شفافة وقابلة للبحث - وأفضل رسائل البريد الإلكتروني - مناقشات حول الموضوع تسمح بإجراء محادثات أبطأ وأكثر تفكيرًا.

اليوم ، يرسل فريقنا المكون من 52 شخصًا المنتشرين في جميع أنحاء العالم رسائل بريد إلكتروني داخلية صفرية. إذا كان فريقك يفكر في التبديل إلى Twist ، فإليك بعض النصائح حول كيفية مساعدة فريقك في الانتقال من البريد الإلكتروني:

معلومات مهمة للمشاركة؟ بدء الموضوع

في كل مرة تجد فيها تصل إلى زر إنشاء البريد الإلكتروني ، ابدأ تشغيل سلسلة Twist بدلاً من ذلك. مثل البريد الإلكتروني ، تسمح سلاسل الرسائل بتعليقات طويلة ومدروسة حول موضوع معين ، ولكن بدلاً من أن يتم قفلها في صندوق الوارد ، فهي منظمة في القنوات العامة بحيث يمكن لأي شخص التصفح والبحث. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك بها استخدام مؤشرات الترابط لفريقك:

جعل القرارات شفافة

بناء الثقة عن طريق الحفاظ على المناقشات الهامة منظمة ومتاحة للفريق بأكمله. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قناة "إستراتيجية" ، وبدء سلسلة رسائل حول بيان مهمتك ، وإخطار العملاء المحتملين. يمكنهم الرد على سلسلة الرسائل في جدولهم الخاص ، ومن السهل العثور على سلسلة الرسائل في وقت لاحق. أفضل ما في الأمر هو أن أي عضو في الفريق يمكنه تصفح سلاسل مؤشرات القناة ومتابعة ما يجري مناقشته. إنه يضع نغمة من الانفتاح والصدق للفريق بأكمله ويضمن أن المعلومات الهامة في متناول الجميع.

Doist Heads هو المكان الذي يقود فيه فريقنا لمناقشة القرارات رفيعة المستوى. يمكن لأي منسق المساهمة في المناقشة.

تعمل الشفافية في كلا الاتجاهين - يمكن للقادة زيارة قنوات المشروع والفرق للتواصل مع الفرق وعملهم مباشرة.

الرئيس التنفيذي لدينا تحقق في ترسانة الفريق.

تنظيم الوثائق الهامة في القنوات

هل سبق لك العثور على مرفق بريد إلكتروني منذ نصف عام؟ بعد تجويف عقلك ، "من أرسلها؟ ما هو الموضوع؟ عندما كان هذا بالضبط؟ "، أنت تستسلم. وجدت إحدى الدراسات أن الأمر يحتاج إلى ما يصل إلى 8 عمليات بحث للعثور على المعلومات الصحيحة.

في Twist ، يمكنك الاحتفاظ بالوثائق المهمة بسهولة الوصول إليها عن طريق إنشاء قناة - على سبيل المثال #Admin - وإنشاء سلاسل رسائل جديدة لكل مستند رئيسي مثل كشوف المرتبات والموارد البشرية والتسهيلات وإعداد تقارير المصروفات ، وما إلى ذلك. يمكن للأشخاص بعد ذلك تنزيل المستندات وكذلك طلب الأسئلة والحصول على إجابات في الموضوع ، وبناء أسئلة وأجوبة الطبيعية.

مع مرور الوقت وعدد بالونات المستندات المهمة ، يمكنك البحث في قناة تويست بالكلمات الرئيسية والمؤلف والتاريخ للعثور على ما تحتاجه بالضبط أيام وأسابيع وحتى سنوات بعد ذلك.

ابحث عن نموذج النفقات هذا الذي تظل في غير محله - وطرح الأسئلة في نفس المكان.

مشاركة التحديثات الأسبوعية

استخدم Twist لمشاركة تحديثات التقدم الأسبوعية والحفاظ على فريقك على نفس الصفحة. لدينا قناة #Doist Snippets حيث نبدأ مؤشرات ترابط جديدة لمشاركة ما أنجزناه في الأسبوع الماضي وما هو موجود على سطح السفينة للأخير. إنه لأمر مشجع عندما يتمكن زملائك في الفريق من مراجعة التقدم المحرز الخاص بك وترك رد فعل تعبيري قصير بدلاً من الشعور بأنك تصرخ في فراغ في البريد الإلكتروني.

من خلال نشر مقتطفات أسبوعية من عملنا ، نبقى على اتصال بزملائنا ويمكننا تقديم الدعم لنا.

أرسل إشعارات البريد الإلكتروني (كثيرًا) مباشرةً إلى Twist

قام أحد مديري المبيعات الذين يستخدمون Twist الآن بإعادة توجيه أكثر من 40 رسالة بريد إلكتروني للاستعلام عن المبيعات إلى زملاء العمل كل يوم. ليس مضحكا. الآن تقوم تلقائيًا بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني الجديدة التي تؤدي إلى خيوط Twist في قناة #New clients. بمجرد وصولها إلى Twist ، يمكنها إخطار زملائها في الفريق ويمكن للجميع التعليق على الإجراءات التالية.

يمكنك إعداد قواعد لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني التي تطابق معايير معينة ، أو إنشاء تكامل Zapier (أو Zap) بسهولة لإرسال نسخة من جميع رسائل البريد الإلكتروني sales@xyzsales.com إلى قناة Twist التي تختارها.

بعد إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني إلى Twist ، يمكن لفريق المبيعات مناقشة كيفية اتخاذ الإجراءات.

فيما يلي بعض الطرق الأخرى لتقليل تحميل إشعار البريد الإلكتروني باستخدام Twist:

  • قلل من إشعارات البريد الإلكتروني في Google Doc باستخدام Zap الذي ينشر تعليقًا في سلسلة الرسائل عندما يقوم شخص ما بتحديث مستند.
  • كلما تلقيت دفعة أو طلبًا في أداة التجارة الإلكترونية الخاصة بك ، يمكن لـ Twist بدء مؤشر ترابط تلقائيًا باستخدام Zaps لـ QuickBooks و Xero و Stripe.
  • قم بنشر بطاقات دعم جديدة ومحدثة تلقائيًا في Twist. تحقق من هذه Zaps التي تربط Twist بـ Zendesk أو Desk.

اكتشف المزيد من الطرق لتبسيط البريد الوارد للبريد الإلكتروني عن طريق توصيل تطبيقاتك بـ Twist باستخدام Zapier. (إذا كنت تستخدم Todoist ، فيمكنك دفق إشعارات المهمة والمشروع تلقائيًا إلى Twist أيضًا).

العمل مع المتعاونين الخارجيين في Twist بدلاً من البريد الإلكتروني

قد يكون العمل مع الوكالات الخارجية والمقاولين وأصحاب الأعمال الحرة بمثابة ألم كبير. سيكون الأمر أصعب إذا كانت نقطة اتصالك الوحيدة هي سلسلة رسائل بريد إلكتروني واحدة تضم عشرات من أصحاب المصلحة المختلفين.

بدلاً من ذلك ، قم بدعوة المتعاونين الخارجيين إلى Twist كضيوف. يمكن للنزيل الوصول فقط إلى القنوات التي تمنحها إمكانية الوصول إليها. يشبه الأمر إحضار شخص ما إلى مكتبك ومنحه مكتبًا والسماح له بالعمل جنبًا إلى جنب مع فريقك في مشروع محدد. سيكون بإمكانهم طرح الأسئلة ونشر التحديثات والحصول على الملاحظات في مكان واحد منظم يمكن الوصول إليه من قبل فريقك.

يمكن لفريقنا مراجعة أحدث مقاطع الفيديو من فريق الإنتاج الخارجي لدينا مباشرة في Twist.

بعض النصائح لمنع الفريق من الانهيار

لا يغير الأشخاص عاداتهم بين عشية وضحاها ، ويعد جعل الفريق بأكمله للتبديل إلى أداة جديدة أمرًا صعبًا. إليك بعض النصائح السريعة لجعل الانتقال أسهل:

رسائل البريد الإلكتروني إلى الأمام إلى تويست

حتى يعتاد فريقك على Twist ، ستظهر محادثات البريد الإلكتروني. كلما حدث ذلك ، يمكنك إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى Twist كخيوط أو تعليقات جديدة ومتابعة المحادثة هناك.

اجعل المواضيع والتعليقات قابلة للقراءة

عند النشر والرد على Twist ، استخدم تخفيض السعر لتنسيق المنشور بحيث يكون من السهل قراءته. نوصي باستخدام الخطوط العريضة للرؤوس ، والنقاط النقطية للقوائم ، بما في ذلك الارتباطات التشعبية.

الحفاظ على تويست المنظمة

قم بتنظيم قنواتك وخيوطك بطريقة بديهية لفريقك. ابدأ بتجميع القنوات حسب الفريق أو المشروع أو الموضوع. يمكنك دائمًا تعديل أسماء القنوات ونقل سلاسل الرسائل إلى قنوات مختلفة لاحقًا. تأكد من أن فريقك يفهم بنية تسمية قناتك حتى يتمكنوا من العثور بسهولة على المعلومات التي يحتاجون إليها.

عقد أسبوع عدم البريد الإلكتروني

إذا كنت تريد حقًا إبعاد الأشخاص عن البريد الإلكتروني ، فقم بتشغيل Twist بأسبوع بلا بريد إلكتروني. تحدى فريقك في بدء سلسلة رسائل في أي وقت يجدون أنفسهم يرسلون فيه رسالة إلى زميل في العمل. توقف المشرف في Twist ببساطة عن الاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بفريقه ، وقد اعتاد الجميع على الوصول إليها في Twist خلال الأسبوع.

لا توجد طريقة "صحيحة" واحدة للعمل مع فريقك. من الضروري تجربة أدوات جديدة للعثور على الطريقة التي تعمل من أجل سير عملك الفريد. لمزيد من الأفكار حول كيفية جعل Twist يعمل لصالح فريقك ، انتقل إلى قسم Getting Started في مركز مساعدة Twist.

لا تستخدم تويست حتى الآن؟ ساعد فريقك على التعاون بطريقة أكثر هدوءًا وأكثر تنظيماً من خلال تجربتها طالما أردت مجانًا.

يفكر نيل فيديارثي في ​​كيفية الرد على رسائل البريد الإلكتروني باستخدام الرموز التعبيرية فقط.

المزيد عن كيفية جعل العمل الجماعي أكثر هدوءًا وتنظيمًا: