كيفية إنشاء رسم تخطيطي للقدرات في Excel؟

نحن نواصل عمودنا على الأدوات المختلفة التي ستساعدك على تحسين ممارسات إدارة المشاريع الخاصة بك مع Excel.

اليوم ، سوف نركز على الرسوم البيانية لتخطيط السعة وكيف يمكن لأداة التنبؤ هذه أن تساعدك في إدارة مشاريعك بشكل أفضل.

ما هو الرسم البياني لتخطيط القدرات؟

يُطلق عليها أيضًا خطة عبء العمل ، يمثل الرسم البياني لتخطيط السعة تمثيلًا مرئيًا لقدراتك المتاحة.

إنها أداة لإدارة المشروع تخفف من مخاطر التخطيط وتساعدك على تحسين التنبؤ عن طريق:

  • إعطائك رؤى أفضل ، حتى تتمكن من تحديد ما إذا كان لدى فرقك الوقت المتاح لدعم المشاريع الجديدة
  • تحديد ما إذا كانت أعباء عمل مواردك متوازنة
  • تقدير تأثير خطتك على عبء عمل فريقك في الوقت الفعلي

لماذا استخدام الرسوم البيانية لتخطيط القدرات؟

قد يكون التخطيط صعبًا لأنه لا يمكنك التنبؤ بالمستقبل وليس لديك أي سيطرة على كيفية تفكك الأشياء. يمكن أن تساعدك الرسوم البيانية لتخطيط السعة في تحليل هذه المواقف الصعبة ، والتي تظهر غالبًا ، على سبيل المثال عندما تريد:

  • ضمان الموارد القابلة للفوترة تعمل بكامل طاقتها
  • توقع وتبرير احتياجات الموارد البشرية المستقبلية
  • توقع أوقات الإفراط في القدرات
  • ساعد في تحديد المبادرات التي يجب تحديد أولوياتها
  • قارن عبء العمل على فريقك

هناك العديد من حالات الاستخدام للرسومات البيانية ذات السعة ، ولكن يوجد هنا مثالان محددان يساعدانك في الحصول على جوهره.

تحديد ما إذا كان فريقك يمكنه دعم مشاريع جديدة أم لا

عندما تعمل شركتك على عدة مشاريع بشكل متوازٍ ، ليس من السهل تحديد ما إذا كان يمكنك الالتزام بمشروعات جديدة.

لإنشاء رسم بياني لتخطيط السعة ، سيكون لديك ورقة عمل تحتوي على أقسامك المختلفة والسعة المخططة لكل قسم من الإدارات لفترة زمنية معينة.

في هذا المثال ، قدمنا ​​إدارات مختلفة من المنظمة ، ولكل من هذه الإدارات مشاريعها الخاصة لإكمالها. يمكن أن يكون هدفك كمدير للمشروع هو أن تحدد من خلال الرسم البياني لتخطيط السعة ما إذا كان قسم البحث والتطوير يمكنه تنفيذ مشروع جديد في الأسابيع القادمة.

كما ترون ، في الفترة من فبراير حتى منتصف مارس ، أصبح قسم البحث والتطوير تحت السعة (يحوم الرسم البياني للسعة حول خط 80 ٪).

هذا يعني أنه يمكنهم العمل على مبادرات جديدة. ومع ذلك ، من نهاية مارس وحتى أبريل ، تتجاوز السعة المخططة لإدارة البحث والتطوير 100 ٪. إن القيام بمشروع جديد في هذه المرحلة يمكن أن يولد مخاطر ويعرض المشاريع الجارية للخطر.

هذه معلومات قيمة للغاية! لكنك لست بحاجة إلى التوقف عند هذا الحد.

بصفتك مديرًا للمشروع ، فأنت تريد أن تجعل التخطيط الخاص بك فعالًا قدر الإمكان ، ولهذا السبب يجب عليك التفكير في التنقل بين بعض المبادرات وتحديد أولويات الآخرين. سيكون إنشاء تآزر بين الإدارات المختلفة هو السبيل للذهاب.

على سبيل المثال ، إذا ألقيت نظرة على الجدول الخاص بقسم العمليات ، يمكنك أن ترى أن سعتها تقل عن 100٪ من فبراير إلى أبريل. يتيح لك تقديم يد العون إلى قسم البحث والتطوير من خلال مشاركة مواردك مؤقتًا دعم المشاريع الجديدة (على افتراض أن هذه الموارد مدربة على القيام بالمهام).

توقع احتياجات الموارد البشرية المستقبلية

يمكن أن تساعدك الرسوم البيانية لتخطيط السعة أيضًا على إدارة ما هو غير متوقع.

من خلال توقع أوقات تجاوز السعة التخزينية ، ستتمكن من مراقبة جهود فريقك المخططة للتنبؤ باحتياجات الموارد البشرية المستقبلية ، وتحديد أولويات مبادراتك وتقصير فترات عدم النشاط.

في هذا المثال ، يعرض الرسم البياني السعة المخططة لفرق معينة من المؤسسة. لقد اخترنا تخصيص القدرة على مدى سنة واحدة.

هدفك كمدير للموارد البشرية هو تحسين عبء العمل على فريقك والتأكد من أن جهودهم المخططة لا تتجاوز مدى توفرهم. سيتيح لك ذلك تحديد اتجاهات التوظيف الواسعة ويسمح لك بالحصول على عرض طويل الأجل لحجم عمل فرقك.

كما ترون ، الفريق A ، D & E لديه فترات من السعة الزائدة والقدرة المنخفضة التي تتقلب تبعا لشهر السنة.

لكن ، الفريق B في حالة طاقة منتشرة بشكل منتظم خلال العام بأكمله. هذا يعني أن جهود فريقك المخططة تفوق توفرها. هذا لن يسير على ما يرام.

في هذه الحالة ، يجب أن تفكر في إعطاء الأولوية لمشاريعك لتتمكن من التركيز على المبادرات الصحيحة ، وتوظيف مواهب جديدة لتقليل عبء العمل على موظفيك ومشاركة الموارد الخاصة بك لتقصير فترات عدم النشاط.

كما ذكر في المثال السابق ، من المهم خلق تآزر بين الإدارات. ستكون مشاركة مواردك مؤقتًا مع Team C هي أفضل خطوة لأنك لن تضطر إلى قضاء الوقت وتجنيد الأموال وتدريب الآخرين.

نظرًا لعدم كفاية قدراتهم على مدار السنة ، فإن جهودهم المخططة لا تتجاوز مدى توفرهم ، مما يعني أن الفريق C لا يزال لديه الوقت المتاح للتخطيط له.

على المدى الطويل ، إذا سمحت الظروف ، قد تفكر في نقل بعض الموارد بشكل دائم من Team C إلى Team B.

كيفية إنشاء رسم بياني لتخطيط القدرات

الآن بعد أن أدركت الغرض من الرسوم البيانية لتخطيط السعة ، إليك كيفية إنشاء واحدة بالفعل.

هام: تتوافق السعة المخططة للشخص مع النسبة بين عدد الساعات المخططة له / لها مقارنةً بإجمالي ساعات توافره. إليك كيفية حساب السعة المخططة:

ملاحظة: تم استخدام إصدار Microsoft Excel 2011 لهذه المقالة. إذا كنت تستخدم إصدارًا مختلفًا من Excel أو أوراق Google ، فستظل العملية كما هي.

المثال الأول

الخطوة 1

بمجرد حساب السعة المخطط لها ، قم بتمييز جدول البيانات الخاص بك ثم انقر فوق "مخططات" في شريط الأدوات الخاص بك ، ثم انقر فوق "الخط".

الخطوة 2

سيظهر رسم بياني ، انقر بزر الماوس الأيمن على الرسم البياني ثم "تحديد البيانات". انتقل إلى "السلسلة" وقم بإزالة جميع الأقسام باستثناء قسم البحث والتطوير والسعة الإجمالية (تلك التي استخدمناها في مثالنا). في هذا المثال ، نريد تحديد ما إذا كان قسم البحث والتطوير يمكنه دعم مشروع آخر. ثم انقر فوق موافق. الآن لديك الرسم البياني الخاص بك القدرة على التخطيط.

المثال الثاني

قم بتمييز جدول البيانات الخاص بك وانقر على "مخططات" ثم اختر "خطوط" وانقر على "خطوط محددة".

إذا كنت تواجه أي مشكلات أخرى في Excel ، فالرجاء إخبارنا!

نشرت أصلا في www.mybeeye.com.

للنسخة الفرنسية ، يرجى زيارة https://www.mybeeye.com/blogue/excel-graphe-capacite-planifie