كيفية تحقيق SaaS رخصة الامتثال

نظرًا لأن معظم الشركات تتحول إلى اعتماد أكبر للخدمات السحابية ، فقد يبدو أن الامتثال لتراخيص SaaS يعد مصدر قلق كبير. بعد كل شيء ، كيف يمكنك أن تكون خارج الامتثال عندما يتحكم المزود في وصولك إلى المنتج؟

سؤال رائع ، ولكن ... لمجرد الوصول إلى منتجات SaaS عبر السحابة ، لا تفترض أنك في مكان واضح. في الواقع ، ربما تكون السحابة قد قلصت بعض مخاوف امتثال الترخيص ، لكنها خلقت أيضًا مشكلات جديدة. هناك العديد من اللوائح المتعلقة بالامتثال لترخيص SaaS مثل البرامج التقليدية ، والشروط مختلفة تمامًا. علاوة على ذلك ، يمكن لشركات SaaS الوصول إلى قدر كبير من المعلومات حول ما يستخدمه الموظفون لديك - ربما أكثر مما تعرفه بنفسك!

هناك عدة طرق يمكن أن تكون خارج نطاق ترخيص SaaS مع عقود التطبيقات السحابية الخاصة بك. وفيما يلي بعض الأمثلة على ذلك:

ادارة العلاقات مع الامتثال مشكلة رقم 1: استغلال منتجات Freemium

حددت SaaS Apps اعتماد المستخدم وسهولة استخدامه ، وغالبًا ما تستخدم إصدارات مجانية لجذبنا إليها. كمستخدمين ، أصبحنا نعتمد على هذه المنتجات المجانية والفوائد التي يقدمونها. وهي لا تتطلب عمومًا أي معرفة أو موارد مهمة لتكنولوجيا المعلومات لنشرها. قد يطيرون تحت الرادار للحصول على الأمن والتزويد واعتماد تكنولوجيا المعلومات. ونظرًا لأنها مجانية ، لا يوجد سبب وجيه للقول "لا". ولكن ، إذا كان لديك ترخيص مدفوع لمنتج freemium ، فيمكنك بسهولة أن تكون خارج نطاق الالتزام.

كيف يحدث هذا؟ يمكنك شراء ترخيص لعدد معين من المقاعد المدفوعة للتطبيق السحابي. تخبر موظفيك باستخدام هذا الترخيص المدفوع. لكن بعض الموظفين لا يقرؤون أو يعالجون هذه الرسالة. وبعد بضعة أسابيع - أقل بكثير بعد أشهر أو سنوات! - لقد نسوا جميعًا ذلك ، ولم يدركوا أن لشركتك حساب مدفوع. أو ربما يعرفون ذلك ، ولكن ليس لديهم ميزانية ، لذلك فهم يتغلبون على هذا القيد القليل باستخدام الإصدار المجاني.

كيف يمكنك إصلاحه؟ يمكنك محاولة إعداد سياسة صارمة لتوفير التطبيقات ، وتعيين التذكيرات مرارًا وتكرارًا على التدقيق في الأجهزة يدويًا ... ولكن الأداة الآلية التي تعمل كل شيء من أجلك هي أفضل حل.

SaaS Compliance Compliance # 2: البائع يسمح بإفراط في التزويد

يسمح موردو SaaS أحيانًا للمشرفين أو حتى للمستخدمين العاديين بإضافة عدد أكبر من المستخدمين مما هو مسموح به في العقد ، مما يعني أنك "تفرط في توفير" تطبيقهم. لماذا يفعلون هذا؟ بدلاً من التحكم بإحكام في عدد المستخدمين ، يتيح أسلوب المبيعات هذا استخدام التطبيق للتسلل باستمرار (أو القفز) إلى أعلى. يمكن لموظفيك إضافة أنفسهم بسهولة كمستخدمين ، لا يدركون ، أو لا يهتمون ، أنه من المحتمل أن يدفعوا مقابل ذلك لاحقًا. هذا لا يقتل فقط ميزانيتك بتغير غير متوقع ، ولكنه يجعل أيضًا مفاوضات تجديد العقود أكثر صعوبة.

SaaS Compliance Compliance # 3: وصول مستخدمين متعددين إلى حساب واحد

غالبًا ما تكون مشاركة أحد التطبيقات المثبتة على عميل أو خادم أمرًا صعبًا ، إلا إذا كان المستخدمون يشاركون الأجهزة أو يشاركون رموز الترخيص (التي لا تتم مراقبتها بواسطة البائع). لكن من السهل غالبًا على تطبيقات SaaS. إذا كان هناك حساب خدمة مثل marketing @ أو finance @ أو ما شابه ذلك ، فيمكن لمجموعة من المستخدمين التسجيل باستخدام هذا الحساب الفردي ، والذي يمكن للعديد من الأشخاص الوصول إليه ، مما يتيح لهم الوصول إلى اشتراك واحد مدفوع. يمكن تتبع إساءة استخدام هذا الحساب بسهولة وغالبًا ما تكون محظورة بموجب شروط توافق ترخيص SaaS. بمجرد أن تكون هدفًا كبيرًا بدرجة كافية ، فمن المحتمل أن يتم استدعاؤك على هذا السلوك.

ادارة العلاقات مع الامتثال الترخيص: ماذا تفعل (يدوي وآلي)

تحديد من يستخدم منتجات SaaS

في Alpin ، نجد أن الشركات تدرك ، في المتوسط ​​، 10٪ فقط من تطبيقاتها السحابية. الخطوة الأولى للتحكم في اشتراكات SaaS هي اكتشاف Shadow IT. يمكنك القيام بذلك عن طريق فحص أنظمتك المالية ، والوصول إلى بيانات اعتماد SSO و / أو Office 365 و / أو G Suite ، أو عن طريق مسح زملائك أعضاء الفريق. أو استخدم أداة إدارة SaaS لإدارة Alpin لمساعدتك في اكتشاف كل ما لديك من تقنية الظل في نقراتين فقط.

تحقق شروط الخدمة الخاصة بك

غالبًا ما توجد معلمات الامتثال لترخيص SaaS في شروط الخدمة. من الشائع أن تحصل منتجات SaaS على اتفاقيات ترخيص "النقر من خلال" يتم تجاهلها تمامًا ، لأن المستخدمين معتادون على تحديد خانة "قبول" بشكل أعمى. ربما حان الوقت للنظر في العقود الخاصة بك لتحديد التغييرات التي يجب عليك إجراؤها لضمان الامتثال لتراخيص SaaS. أو استخدم Alpin وشاهده تلقائيًا يكشف عن مشكلات الامتثال ، لذلك ليس عليك أن تضغط على مئات الصفحات من legalos TOS.

التعرف على الصيادين مكافأة اليوم

إذا كنت هدفًا كبيرًا ، فيمكن أن يحصل عملاؤك أو المقاولون على عمولات مدفوعة الأجر للإبلاغ عن أي سوء استخدام لبرنامج SaaS. يعد صيادو المكافآت ، وقدرات التتبع والمراقبة المتقدمة للغاية ، مجرد عدد قليل من الأسباب الكثيرة الأخرى للسيطرة على اشتراكات SaaS. باستخدام أداة تلقائية مثل Alpin للتحكم في استخدام التطبيق ، وتأمين العقود الخاصة بك ، فأنت في وضع واضح ، وتجنب غرامات التدقيق باهظة الثمن!

SaaS Compliance Solution: استخدم أداة تلقائية

يمكنك قضاء عشرات أو أكثر من مئات الساعات على الأرجح في تجميع كل المعلومات المطلوبة حول جميع تطبيقات SaaS الخاصة بك. ثم يمكنك قضاء المزيد من الوقت في قراءة هذه المعلومات وتحليلها. وحتى مع ذلك ، فمن المؤكد أنك ستفقد مجموعة من مشكلات توافق SaaS.

تريد حلا أفضل؟ استخدم أداة تلقائية تكتشف باستمرار التطبيقات السحابية الخاصة بك ، وتجمع معلومات حول التراخيص والاستخدام ، وتسلط الضوء على المشكلات حتى تتمكن من إصلاح الأشياء بسرعة وكفاءة. تأكد من تحقيق الامتثال الكامل لترخيص SaaS وتصبح بطلاً من خلال عدم التعرض للتدقيق والغرامات.

تعرّف على كيفية مساعدة Alpin للكشف عن استخدام SaaS الخاص بك بنقرتين فقط!

جرب ALPIN الآن

تم نشر هذه القصة في The Startup ، أكبر منشور لريادة الأعمال في Medium ، يليه 312222 شخصًا.

اشترك لتلقي أهم قصصنا هنا.