صممه فريق تصميم الاتصالات في أسانا.

الوضوح في عملية التصميم: كيفية إنشاء خريطة عملية لفريقك

هناك شيء أسمعه غالبًا من المصممين في الشركات الناشئة في المراحل المبكرة من عملي في Designer Designer: "أتمنى أن يكون لدينا المزيد من الوضوح حول العملية التي نستخدمها لنقل منتج من الفكرة إلى الإطلاق."

هذا هو السبب في أنني كثيراً ما أوصي الفرق والقادة بإنشاء خريطة لعملية التصميم المثالية لديهم. بمعنى آخر ، قالب يمكن أن يشير إليه الجميع أثناء إحضارهم منتجًا من فكرة لشحنه.

يمكن لخريطة العملية أن تساعد في زيادة حجم فريق التصميم ، والإنتاج بسرعة ، والحفاظ على تماسك العلامة التجارية ، والتأكد من أن كل فرد يعمل في مشاريع تؤتي ثمارها. كما أنه يساعد الفرق المجاورة مثل إدارة المنتجات والتسويق والهندسة في معرفة كيفية العمل مع التصميم تمامًا.

يبدأ بسؤال بسيط: ما هي عملية التصميم المثالي؟ تنتج المناقشة الناتجة قطعة أثرية لتدور حول المؤسسة ، مثل مخطط PDF أو جدول بيانات أو قائمة مهام أو مستند Google أو ملصق لتعليقه على الحائط.

لكن الثمار الحقيقية لممارسة خريطة العملية لا تدور حول قطعة أثرية ، وأكثر من ذلك عن مساعدة فريقك على اكتساب الوضوح. عندما تقوم باللفظ وتصور نظامك المثالي ، فإنك تضع التوقعات وتزيل الغموض. بدون هذه الخطوة ، يضيع الناس الكثير من الوقت في المشاريع التي يجب ألا تمضي قدمًا أو تشعر بالقلق بشأن كيفية المتابعة في كل مرحلة.

سأناقش كيف يمكنك إحضار خريطة عملية إلى فريق التصميم الخاص بك (أو أي نشاط تجاري يتطلب تماسك الفريق). بادئ ذي بدء ، سوف أشارك قصة حول أهمية خريطة العملية من ماضي كقيادة تصميم في Facebook.

عملية التصميم في الفيسبوك

كان عام 2008 ، وتوسّع موقع Facebook بسرعة. كنا على حق حول معلمنا البالغ عدده 100 مليون مستخدم ، وكان فريق التصميم المكون من عشرة أشخاص يتابع نشاطه. لقد عملنا بشكل عضوي ، حيث يتمتع كل مصمم بالحكم الذاتي للبناء والشحن.

هذا بطبيعة الحال أدى إلى بعض القواعد غير المعلنة. على سبيل المثال ، كانت المنتجات التي ركز عليها الرئيس التنفيذي بشكل خاص بحاجة إلى موافقته قبل بدء البث المباشر لكل شيء آخر ، تميل إلى إجراء المكالمات الحكم. لم يكن من الواضح متى وما إذا كان يجب إحضار العمل إلى مارك زوكربيرج.

ولكن مع تدفق Facebook بشكل أسرع وأسرع ، بدأت عملية التصميم الفضفاضة في التآكل عند الحواف. بدأ الرئيس التنفيذي في رؤية الكثير من الأفكار غير المعلنة. تم تصميم بعض الميزات في العراء والبعض الآخر في القطاع الخاص ، مما أدى إلى الإحباط إذا اكتشف الناس عن منتج أو ميزة إلا بعد أن يتم شحنها. ولغتنا البصرية أصبحت أقل اتساقا. ظهرت تفاصيل مثل أنماط علامات التبويب المختلفة وظلال الألوان مع اندفاع الأشخاص لإخراج مشاريعهم من الباب ، وسيكون من غير الواضح ما إذا كان النمط الجديد أصبح رسميًا الآن ، أم مجرد تجربة.

نظرًا لأن المزيد من الفرق حول الشركة أرادت العمل في مشاريع مع Design ، فقد احتجنا إلى طريقة لتحديد التوقعات معهم حول كيفية تعاوننا. على سبيل المثال ، أجرت فرق أخرى تغييرات في التصميم بطريق الخطأ دون معرفة من يملك التصميم المرئي لـ Facebook وتحتاج إلى منح الموافقة - مثل عندما يقوم أحد المهندسين بتغيير نمط الزر ليناسب ما يعتبره حالة استخدام فريدة تم إعفاؤها من الشريعة المرئية لدينا. في مثال آخر ، ننسى إخبار دعم العملاء بالإطلاق الجديد حتى اليوم السابق ، وعليهم أن يتدافعوا للتحضير للمشكلات الواردة.

الكل في الكل ، عندما نظرنا إلى منتجاتنا في جميع المجالات ، رأينا مستويات جودة مختلفة وسرعات إنتاج مختلفة.

وعندما درسنا ما كان يحدث ، أدركنا أن السبب الجذري الكبير هو أنه لم يكن لدينا عملية متفق عليها يمكن أن يشير إليها كل مصمم ومهندس ومدير.

استجابة لذلك ، أنشأنا خريطة العملية. تصور خريطة العملية العملية المثالية التي تأخذ ميزة من Idea إلى Shipped ، وتضع مصلحة في الإجراءات والأشخاص والأدوات والقرارات التي ينبغي مشاركتها في كل مرحلة. قد تكون هناك استثناءات ، ولكن كل الأشياء متساوية ، إنها العملية التي يتوقع الجميع اتباعها.

قام اثنان أو ثلاثة من المصممين في فريقنا بتحديد وتصور عملية التصميم المثالية ، ثم ناقشناها واتفقنا عليها جميعًا. لقد حولناها إلى PDF مصمم بحيث يمكننا إرسال بريد إلكتروني إلى أشخاص من جميع أنحاء الشركة.

قدم تمرين خريطة العملية هذا أو جعل بعض الممارسات الرسمية مفيدة للغاية. أنشأنا مجموعات عمل للتأكد من أن التغييرات حصلت على تعليقات صارمة قبل أن تصل إلى مكتب المدير التنفيذي ، مثل مجموعة التصميم المرئي التي ستراجع جميع الأزرار وعلامات التبويب من أجل الاتساق. لقد عرفنا متى يتم التعرف على زميل في الفريق من دعم العملاء (في الاجتماع الأول حول مشروع جديد) ، ومتى يجب الحصول على مراجعة قانونية (عادةً بعد ذلك بكثير). يمكن أن تتوقع الفرق التي أرادت العمل معنا عقد اجتماع حيث سنراجع بياناتهم وأبحاثهم.

نتيجةً لذلك ، كان لدينا مجموعة من الإجراءات الافتراضية التي غالبًا ما أعفانا من الأعباء المعرفية أثناء عملنا. "هل يجب علينا تقديم موجز إبداعي لهذا المشروع؟" نعم ؛ هذا شيء يفعله فريقنا رسميًا. "هل يجب أن نظهر علامة؟" يعتمد ذلك على أولوية وحجم المشروع.

إذا أرادت الفرق البقاء على قيد الحياة في العالم الواقعي ، فإنها تحتاج إلى مرونة مضمنة لاستيعاب الجداول الزمنية المضغوطة والمتغيرات غير المتوقعة والحدس. في Facebook ، حدث هذا في كثير من الأحيان ، مثل عندما تلقينا إشعارًا لمدة أسبوعين فقط بأن CNN أرادت أن نبني بنية أساسية للتعليق من أجل البث المباشر لتدشين أوباما عام 2008.

لذلك أصبحت خطة الانتقال إلى الأساس أيضًا لقياس مدى انحرافنا عندما لم تتبع المشاريع العملية بشكل كامل ، وكانت بمثابة الشمال الحقيقي الذي يجب إطلاقه على مدار الوقت. لقد ساعدنا ذلك على الشحن بشكل أسرع ، والعمل بشكل جماعي ، ولعبنا بشكل جيد مع الفرق الأخرى.

فيما يلي بعض الطرق لإنشاء خريطة عملية لفريقك أو مؤسستك.

عناصر خريطة العملية

لا تحتوي خرائط العمليات على بنية إلزامية لأنها يجب أن توضح الخطوات والمتطلبات الفريدة الأصلية لفريق التصميم والشركة. ولكن لأغراض التوضيح ، قد تستخدم خريطة العملية المراحل الأربع لتصميم Dave Merholz لتصميم المنتج:

  1. التفكير (فهم مشكلات العملاء والتفكير في استراتيجية المنتج)
  2. التعريف (مزيد من تحديد الإستراتيجية ومتطلبات المشروع)
  3. التكرار (النماذج الأولية والاختبار)
  4. التنفيذ (ملء الحل وصقله)

لكل مرحلة من هذه المراحل ، يمكنك تحديد ما يجب أن يكون في مكان قبل نقل المنتج إلى الأمام. حدد أشياء مثل:

  • الأشخاص: كم عدد المصممين الذين يحتاجون إلى المشاركة في مرحلة التفكير؟ من يحتاج إلى الموافقة على النماذج قبل أن نتمكن من تنفيذها؟ متى يأتي المدير التنفيذي؟
  • الأدوات: ما هي البرامج وأدوات التصميم التي نستخدمها في كل مرحلة؟
  • التحف والنتائج: ما هي العناصر الملموسة أو الرقمية الملموسة التي ستنتجها كل مرحلة؟ موجز الإبداعية؟ إطارات شبكية؟ عرضا موجزا لتعلم مقابلة العملاء؟
  • الاجتماعات: ما هي الاجتماعات التي ينبغي أن نعقدها؟ إذا احتجنا إلى مراجعة تصميم مع رأس المنتج ، متى يجب أن يحدث ذلك؟
  • القرارات والنتائج: ما هي بالضبط البيانات أو القرار الذي نحتاج إلى اتخاذه قبل أن نتمكن من إطلاق منتج من مرحلة النماذج الأولية وإلى التنفيذ؟

عملية في منقوشة

تكافح الشركات الشابة على وجه الخصوص لتحديد هذه العناصر ، لذلك في إحدى الأمسيات في برنامج Designer Fund’s Bridge ، كان لدينا مجموعة من المصممين يتابعون خريطة العملية. قلنا لهم التفكير في المشروع الأخير الذي خرج من الباب ورسم المسار الذي أوصلهم إلى هذه النقطة.

بالنسبة إلى Al Hertz ، يؤدي التصميم الرئيسي في Plaid ، حيث يرسم عملية ما إلى تسليط الضوء على طرق جديدة لتركيز فريقه. كان Plaid قد عين مؤخرًا مصممًا ثانيًا ومتدربًا للانضمام إلى Al ، لذلك كان وقتًا مناسبًا لإنشاء خطاب حول نوع الفريق والشركة التي يرغبون في بنائها.

في الواقع ، كانت الشركة بأكملها في نقطة انعطاف حيث أرادوا اتخاذ القرارات بطريقة منظمة ويقومون بإنشاء عمليات جديدة لدعم ذلك. "مع تقدمنا ​​، نحتاج إلى تقييم المزيد والمزيد من التغييرات الممكنة لمنتجاتنا الأساسية" ، كما يقول آل. "نرغب في تأصيل تلك القرارات في مكان أكثر كميًا وخلق ثقافة حول قياسها".

تولى آل شبكة خريطة العملية الفارغة ، وعلى جانب واحد ، وضع نسخة من عملية تصميم بلايد عندما تسير الأمور على ما يرام. ثم انقلب على الصفحة ورسم علامة استفهام كبيرة على الجانب الآخر: عملية التصميم في أسوأ حالاتها. بمعنى آخر ، عندما كانت الأمور تسير بشكل سيء ولم يكن يعرف حتى العملية التي كان الناس يتبعونها.

ويوضح أن عملية Al المثالية هي منظمة. وهي تبدأ بمرحلة بحث مخصصة وتجمع أشخاصًا مهمين للركوب ، مثل أصحاب المصلحة الداخليين والعملاء الخارجيين. يفعلون ذلك بنجاح بمبادرة مدتها عام لإجراء تغييرات جوهرية على Link ، أحد منتجات Plaid الأساسية. الفريق في منتصف الطريق تقريبًا ، واستغرق الأمر ثلاثة أشهر للتحدث مع العملاء وغير العملاء أثناء تطويرهم لخريطة طريق عالية المستوى.

لكن جانب علامة الاستفهام في الصفحة يمثل المشروعات عندما يركز الفريق فقط على إنجاز الأمور ، دون ترك الكثير من الوقت للبحث وفهم جذر المشكلة. "يمكن أن يحدث هذا عندما نعتقد أن المشروع مهم ، لكن ليس لدينا موارد مخصصة. أو ربما يعمل فريق التصميم كمكتب خدمات إبداعية على غرار المصنع ، على عكس التصميم الجماعي التعاوني ، من المفترض أن يكون ". "قد تشعر وكأنها رمي السباغيتي على الحائط".

سلطت عملية خريطة العملية الضوء على بعض التوجهات الإشكالية للمنظمة وكيفية أن تكون أكثر مراعاة لها.

"لقد أدهشني مدى سهولة إدراج جميع الأدوات التي كانت جزءًا من مرحلة التصميم" ، قال آل ، "ولكن كان من الصعب للغاية تحديد قرارات ملموسة تحتاج إلى الخروج من مرحلة - البيانات ، ومقاييس النجاح. ، وغيرها من المعرفة التي نحتاجها للمضي قدما. ربما حددت 12 أداة ولكن رصاصة واحدة فقط في القرارات والنتائج. "

أدرك الجميع أن الفريق قد لا ينحاز دائمًا إلى ما يحاولون إنجازه ، حيث يصرف انتباههم الأدوات لأنهم يسهل عليهم التبني واللعب معهم. يجب أن نركز على النتائج بدلاً من ذلك. إن تمرين خريطة العملية يساعدني في إجراء هذا التحول العقلي ".

التشخيص: هل يحتاج فريقك إلى خريطة عملية؟

فيما يلي بعض الأعراض الشائعة لعملية غامضة:

  • يصف شخصان من نفس الفريق "عملية الفريق الرسمي" بشكل مختلف تمامًا.
  • التنفيذيين انقضوا في اللحظة الأخيرة وإجراء تغييرات على المشاريع قبل أن يذهبوا مباشرة.
  • يتم جذب الناس وإيقاف المشروعات في منتصف الطريق.
  • الحصول على إلغاء المشاريع في منتصف الطريق.
  • يشعر الناس بالإحباط لأنهم لا يعرفون من الذي اتخذ قرارًا ولماذا يعطون الأولوية لشيء ما على الآخر.
  • يفاجأ الناس عندما يتعلمون العمل الذي يقوم به زملائهم في الفريق ، أو حتى لا يكتشفوا ذلك إلا بعد شحنها.

إليك طريقة رائعة لاختباره. في اجتماع الفريق التالي أو خارج الموقع ، قم بتمرير ورقة إلى كل شخص في الغرفة واطلب منهم تحديد إحدى عمليات فريقك الأساسية بمفردهم. ثم قارن. إذا جرب العديد من زملائه في الفريق ذلك وكان لديهم خرائط عملية مختلفة تمامًا ، فهذه إشارة جيدة تحتاج إلى دمج العملية المثالية في عملية واحدة يمكن للفريق بأكمله الاتفاق عليها.

وضعها موضع التنفيذ

فيما يلي أربع خطوات أساسية لإنشاء خريطة عملية:

  1. تشخيص: انظر أعلاه.
  2. توضيح: إعادة صياغة العملية كفريق واحد. جرف الخطوات والمتطلبات وصقلها وانظر إليها في الضوء. اكتب المراحل الثلاث إلى الخمس الرئيسية من العملية ، وحدد الأشخاص والأدوات والبرامج والمصنوعات اليدوية والتسليمات والاجتماعات المهمة والقرارات والنتائج التي تدخل في كل مرحلة.
  3. إنشاء قطعة أثرية: ثم قم بإنشاء قطعة أثرية من العملية المتفق عليها وقم بتوزيعها داخل وخارج فريقك ، سواء كان ذلك ملصقًا أو جدول بيانات أو مستند Google أو قائمة مهام.
  4. تعميمها وتكرارها: بمجرد إنشاء هذه الأداة ، تريد استخدامها للحصول على ملاحظات ، وتكرار العملية الخاصة بك حتى يشعر الناس بالرضا حيال ذلك. ثم فكر في كيفية توصيله بالفريق وتدوينه في أدواتك ومواردك.

خرائط عملية النشر لوظائف الأعمال المختلفة

يمكن أن يساعد المسار المتفق عليه أي فريق على أن يكون أكثر نجاحًا (وليس فقط التصميم). على سبيل المثال ، يمكنك استخدام هذا التمرين إذا كنت:

  • فريق المنتج تحديد أولويات الميزات
  • دينار بحريني تقرر ما إذا كنت ترغب في شراكة مع شركة
  • توظيف ومقابلات مع زملائه الجدد
  • مدير إجراء مراجعات الأداء والترقيات
  • فريق يخضع للتخطيط الفصلي

في Designer Fund ، أنشأنا خريطة عملية لموظفينا على متن الطائرة وخارجها. لقد أنشأنا المعالم البارزة ، ثم قمنا بتدوين جميع المهام في قوالب Asana. يمنح هذا الأمر وضوحًا جديدًا في التعيينات ، ويسرع العملية ، ويساعد المديرين وزملاء العمل في تفريغ المهام عن بُعد. لقد أنشأنا أنا و Enrique أيضًا خريطة لعملية الاستثمار لدى الشركات الناشئة حيث تمر الشركات بخمس مراحل ، بدءًا من البريد الإلكتروني للإحالة الأولي إلى الإغلاق.

لا يمكننا متابعة جميع خرائط عملياتنا بشكل مثالي. لكن الوضوح الذي قاموا بإنشائه يشبه الزيت في المحرك ، مما يساعد على تشغيل الأشياء بسلاسة في مقطع سريع. قليلا يقطع شوطا طويلا.